Tässä tietosuojalausunnossa osoitamme kuinka Hallinnoijat ry suojaa jäsentensä yksityisyyttä sekä kuinka yhdistyksemme kerää, käyttää ja suojaa kerättyjä henkilötietoja. Lisäksi lausunto sisältää oikeutesi rekisteröitynä.
Henkilötiedolla tarkoitamme tässä lausunnossa tietoja, joiden avulla sinut voi tunnistaa: esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite ja allergiatieto ovat tällaisia tietoja. Normaalisti käsittelemme henkilötietojasi vain tässä tietosuojalausunnossa kuvatulla tavalla.
Yhdistyksen tietosuojavastaavana toimii hallituksen sihteeri. Hänen tehtävänään on vastata kaikista tietosuojaan liittyvistä seikoista. Yhteystiedot löytyvät nettisivuilta (hallarit.fi) tai lisätietoa saat sähköpostitse sihteeri(at)hallinnoijat.fi.
Sivun sisältö
1. Kuinka ja mitä henkilötietoja keräämme?
1.1 Jäsenrekisteri
Yhdistys ylläpitää jäsenrekisteriä yhdistyslain velvoittamana ja sen 11§ mukaisesti. Sähköinen rekisterimme sijaitsee yhdistyksen käyttäjätunnusten takana Kide.app-palveluntarjoajalla. Täällä rekisteriin on pääsy ainoastaan Hallinnoijat ry: n istuvalla hallituksella. Toistaiseksi on olemassa vielä sähköinen rekisteri, joka sijaitsee yhdistyksen yliopiston käyttäjätunnusten takana ja siihen on pääsy ainoastaan Hallinnoijat ry: n istuvalla hallituksella. Tietojen käsittelystä vastaa kuitenkin pääasiassa hallituksen sihteeri. Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot: täydellinen nimi, kotipaikka ja opiskelijanumero. Opiskelijanumero kerätään, jotta voidaan varmistua, että henkilö opiskelee Vaasan yliopistossa hallintotieteitä.
Yhdistyksellä on oikeus säilyttää rekisterin tietoja Hallinnoijat ry: n sääntöjen mukaisen jäsenajan (ikuisuusjäsenyys). Rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus olla yhdistyksen jäsen ikuisesti, mutta seitsemännen vuoden jälkeen rekisteröidyn tulee erikseen ilmoittaa, mikäli haluaa jäsenyyden jatkuvan. Tällöin jäsenyyttä voidaan jatkaa vuodeksi kerrallaan. Rekisterin tietoja voidaan säilyttää pidempään esimerkiksi mahdollisen historiikin kokoamisen vuoksi. Jäsen voi halutessaan vaatia tietojaan poistettavaksi opinto-oikeuden päätyttyä tai valmistuessaan. Tiedot poistetaan myös jäsenen erotessa Hallinnoijat ry: n sääntöjen 15§ mukaisesti.
1.2 Tapahtumailmoittautumiset
Hallinnoijat ry kerää osallistujalistoja ja muita tietoja tapahtumiensa järjestämiseksi, esimerkiksi sitsien tarjoilua varten allergiatietoja. Ilmoittautumiset ja muut tiedot poistetaan viikko tapahtuman jälkeen ja kun kaikki maksut on saatu. Osallistujalta vaaditaan suostumus tietojen keräämiseksi ja tietojen keräämisen sekä säilyttämisen syy selvennetään ilmoittautumisen yhteydessä.
1.3 Muut tiedot
Yhdistys myy jäsentuotteita toimintansa taloudelliseksi tukemiseksi. Tilausten yhteydessä kerätään tietoja vaatekoosta, sähköposti ja lisäksi maksutietoja. Tuotetilauksiin liittyvät tiedot poistetaan viikko toimitusten jälkeen ja kun kaikki maksut on saatu. Näin toimitaan myös uusille opiskelijoille tilattavien opiskelijahaalareiden kanssa.
Lisäksi yhdistyksellä on hallussaan niiden sähköpostit, jotka ovat liittyneet hallareiden sähköpostilistalle. Mikäli liittynyt haluaa erota sähköpostilistalta ja tietojen poistettavan, ilmoitus tehdään sähköpostitse temppeli(at)uva.fi.
2. Kenelle luovutamme henkilötietoja?
Yhdistys voi tarvittaessa luovuttaa tapahtumien osallistujatietoja yhteistyössä tapahtumaa järjestävälle toimijalle, mikäli se on välttämätöntä tapahtuman järjestämiseksi. Tällöin toimijoiden kanssa luodaan sopimus tietojen käsittelystä ja jakamisesta ilmoitetaan tietojen antajalle. Vastuu tietosuojasta siirtyy siis sovitusti toiselle osapuolelle. Yhdistys ei luovuta säännönmukaisesti tietoja kolmansille osapuolille.
3. Rekisteröidyn oikeudet
Jäsenellä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja yhdistyksellä on hallussa ja miten niitä käsitellään. Lisätietoja tarkastuspyynnöstä kohdassa 5. Jäsen voi pyytää ilmenneen tarpeettoman, virheellisen tai vanhentuneen henkilötiedon poistamista tai korjaamista.
Lisäksi jäsenellä on oikeus peruuttaa annettu suostumus henkilötietojen käsittelemiseksi. Tässä tapauksessa jäsenyyttä ei voida jatkaa, jos suostumuksen kielto koskee jäsenrekisteriä.
4. Kuinka turvaamme henkilötiedot?
Käytössä olevilla toimintatavoilla pyrimme suojaamaan tietoja väärinkäytöltä, luvattomalta käytöltä ja häviämiseltä. Luottamuksellisuuden takaamiseksi yhdistyksen kaikkien käyttäjätilien salasanat vaihdetaan vuosittain mahdollisimman pian hallituksen vaihdon jälkeen. Lisäksi hallitus tarkistaa tietovarantoja säännöllisesti ja ylläpitää omavalvontaa.
Turvallisen käytännön varmistamiseksi Hallinnoijat ry on kokouksessaan (18.4.2018, 9/18) päättänyt nimittää tietosuojavastaavan ja yhdistää toimen sihteerin tehtäviin. Tietosuojavastaava valvoo ja vastaa tietosuoja-asetuksen noudattamisesta yhdistyksen toiminnassa
5. Tietosuojakäytäntömme päivitykset
Pidätämme oikeuden muokata ja päivittää tietosuojakäytäntöämme ja sen myötä tietosuojalausuntoa. Päivitetyt tiedot ja uusin versio löytyvät verkkosivuiltamme www.hallarit.fi. Oleellisista muutoksista liittyen henkilötietojen käyttötarkoituksiin tai jäsenen oikeuksiin tullaan ilmoittamaan.
Rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus esittää tarkastuspyyntö häntä koskevien tietojen säilyttämisestä ja käsittelemisestä yhdistyksen toiminnassa osoitteeseen sihteeri(at)hallinnoijat.fi.
Kysymyksiä tai valituksia liittyen tämän tietosuojalausunnon noudattamiseen, tietosuojakäytäntöön yhdistyksessämme tai tämän lausunnon laadun parantamiseen tähtääviä kommentteja on oikeus esittää sähköpostitse osoitteeseen sihteeri(at)hallinnoijat.fi.
